Software para agências de viagens: 8 critérios para escolher bem

Escolher um software para agências de viagens compromete a equipa por muito tempo: é a ferramenta onde os seus consultores vão passar os dias e onde vão estar as fichas de clientes, os orçamentos e as propostas. Uma má escolha paga-se em dados introduzidos duas vezes, ficheiros dispersos e consultores que contornam a ferramenta sempre que estão com pressa. Em vez de uma lista de funcionalidades para assinalar, eis oito critérios concretos, cada um com a pergunta a fazer e a forma de a verificar durante uma demonstração.

Antes de comparar software: partir da sua forma de vender

Um software para agências de viagens não é um produto universal. Uma agência que vende sobretudo viagens à medida, com programas construídos para cada cliente, não tem as mesmas necessidades que uma estrutura que revende pacotes já fechados. Antes de olhar para os ecrãs, escreva em poucas linhas o percurso típico de um pedido na sua agência: como chega, quem o recebe, quantas idas e voltas antes da assinatura, quem faz o seguimento, como o processo continua depois da venda.

Esse percurso torna-se a sua grelha de leitura. Em cada demonstração, peça para ver o seu caso, e não o cenário ideal do fornecedor. Uma boa ferramenta deve conseguir acompanhar o seu pedido típico de ponta a ponta sem que tenha de inventar soluções alternativas. Anote também os seus pontos de fricção atuais: dados introduzidos várias vezes, informação impossível de encontrar, propostas demoradas a formatar. São esses que a nova ferramenta deve fazer desaparecer em primeiro lugar.

Critérios 1 a 3: do briefing ao orçamento, o essencial do ofício

Comecemos pelo que faz o dia a dia de um consultor: transformar uma vontade de viajar numa proposta orçamentada.

1. A construção do programa. Quanto tempo é preciso para passar de um briefing (destino, datas, viajantes, orçamento, desejos) a um roteiro dia a dia apresentável? Uma ferramenta moderna deve propor um primeiro rascunho que o consultor ajusta, em vez de uma página em branco. Verifique também se pode retrabalhar uma única etapa sem reconstruir tudo.
2. A matéria-prima. Um programa alimenta-se de locais, atividades, durações realistas e informações práticas sobre o destino. Veja se a ferramenta fornece uma biblioteca de locais utilizável desde o primeiro dia e, sobretudo, se pode acrescentar-lhe os seus próprios endereços: são eles que fazem a diferença da sua agência.
3. A ferramenta de orçamentos de viagem. O orçamento deve ser calculado o mais próximo possível dos seus custos, com a margem visível para a agência, a gestão de várias versões quando o cliente hesita entre duas opções e várias moedas quando os seus fornecedores faturam no estrangeiro.

Nestes três critérios, a questão decisiva é a continuidade. O programa, o orçamento e a proposta têm de ser reintroduzidos de uma ferramenta para outra, ou encadeiam-se no mesmo processo? Cada reintrodução é uma fonte de erro e uma perda de tempo que se repete a cada pedido.

Critérios 4 e 5: um verdadeiro CRM para agências de viagens e um pipeline comercial

Muitas agências ainda gerem os clientes entre uma caixa de correio, uma folha de cálculo e a memória dos consultores. No dia em que um consultor se ausenta, o cliente tem de voltar a explicar tudo. Um CRM para agências de viagens resolve este problema ao centralizar a informação num só lugar, para toda a equipa.

Critério 4, a ficha de cliente. Deve reunir o histórico das viagens e das propostas, as preferências do viajante e as conversas, e ser partilhada por toda a agência. Pergunte como são recolhidas as preferências: uma ficha preenche-se melhor quando o próprio cliente participa, por exemplo através de um curto teste de preferências que pode fazer na agência ou a partir de casa.

Critério 5, o acompanhamento comercial. Um pipeline por etapas de venda (pedido recebido, proposta enviada, em negociação, assinada) permite ver num relance em que ponto está cada processo. Verifique a existência de tarefas, de seguimentos e de uma vista diária que diga ao consultor por onde começar quando chega de manhã. Sem isso, há propostas que ficam sem resposta simplesmente por falta de seguimento.

Critério 6: uma proposta com a marca da sua agência

A proposta é muitas vezes a primeira coisa que o cliente vê do seu trabalho. Deve ter o seu logótipo e as suas cores, ler-se facilmente no telemóvel e partilhar-se através de um simples link. Pergunte ao fornecedor sobre a marca branca: o nome do software aparece nos documentos enviados ao viajante? Para uma agência, é a sua própria marca que deve ficar em primeiro plano.

Veja também a qualidade editorial do documento: fotografias, divisão por dias, informações práticas, legibilidade do preço. Uma viagem à medida vende-se tanto pela clareza da apresentação como pelo preço, e o cliente reencaminha muitas vezes a proposta aos seus companheiros de viagem.

Critérios 7 e 8: fornecedores, multiagência e línguas

Critério 7, a relação com os fornecedores. Os serviços e as tarifas dos seus recetivos, hoteleiros e guias devem estar organizados num sítio próprio, e não apenas em anexos. Uma boa ferramenta oferece fichas de fornecedores, a importação das suas tarifas existentes e uma forma de enviar pedidos de disponibilidade sem passar por trocas de mensagens dispersas.

Critério 8, a organização da sua estrutura. Se tem várias agências ou várias marcas, verifique se podem coexistir numa mesma conta, com uma pesquisa global que encontre um cliente, um processo ou um fornecedor onde quer que esteja. Se a sua equipa ou os seus clientes não falam todos a mesma língua, veja as línguas disponíveis na interface e a possibilidade de traduzir um programa.

Como organizar a escolha do software para a sua agência de viagens

Definidos os critérios, o processo conta tanto como a grelha. Eis a ordem que recomendamos.

1. Escreva o seu percurso típico e os seus pontos de fricção atuais, envolvendo pelo menos um consultor que vende todos os dias.
2. Pré-selecione poucas ferramentas e peça a cada fornecedor uma demonstração com o seu caso real.
3. Avalie cada critério de acordo com a sua utilização, e não com o comprimento da lista de funcionalidades.
4. Ponha a ferramenta à prova com as pessoas que a vão utilizar, num pedido real.
5. Pergunte pela migração dos seus dados existentes (clientes, fornecedores, endereços) e pelo acompanhamento no arranque.

Um software só tem valor se for adotado. O melhor critério continua, portanto, a ser o mais simples: os seus consultores têm vontade de o abrir de manhã, e ganham tempo logo nos primeiros pedidos?

O Compass foi concebido em torno destes critérios: programa gerado por IA a partir de um briefing, biblioteca de locais, CRM de viajantes, orçamentos com margens e versões, proposta com a sua marca, pipeline e seguimentos, fornecedores, multiagência. A forma mais simples de o avaliar é pôr-nos à prova com o seu próprio caso: marque uma demonstração de 30 minutos, traga um pedido recente e tratamo-lo juntos por videoconferência.