Orçamento de viagem à medida: construir uma proposta que dá vontade de assinar

Um orçamento de viagem à medida não é uma simples lista de preços. É o momento em que o cliente decide se a viagem que imaginou para ele é realmente a viagem dele. Entre uma tabela austera e uma proposta comercial que conta a viagem, a diferença está na estrutura, na clareza do preço e no controlo da sua margem. Eis um método para construir propostas que dão vontade de assinar, sem perder de vista a rentabilidade da agência.

Partir do briefing certo para um orçamento de viagem à medida

Um bom orçamento começa antes do cálculo. Se o briefing for vago, a proposta será genérica, e o cliente terá a impressão de receber um catálogo em vez de um projeto pensado para ele. Reserve tempo para esclarecer os elementos que condicionam todo o resto.

• As datas, a duração e a flexibilidade possível.
• Quem viaja: número de viajantes, idades, eventuais condicionantes.
• O orçamento, distinguindo o que o cliente anuncia e o que está disposto a investir numa viagem que se pareça com ele.
• Os desejos e as recusas: o que o faz sonhar, o que não quer de forma alguma.
• As viagens anteriores: o que agradou, o que desiludiu.

As preferências são muitas vezes difíceis de formular espontaneamente. Um teste de preferências, que o cliente faz na agência ou à distância, ajuda a objetivar os seus gostos antes mesmo da primeira proposta. No Compass, o resultado chega à ficha de cliente e serve de ponto de apoio para construir o programa.

Estruturar a proposta comercial da agência de viagens

Uma proposta comercial de agência de viagens lê-se como uma história antes de se ler como um preço. A ordem conta: o cliente deve primeiro imaginar-se na viagem, depois compreender o que está incluído e, por fim, ver quanto custa. Apresentar o preço em primeiro lugar é convidar à comparação antes de ter despertado o desejo.

1. Uma introdução pessoal que reformula o projeto do cliente com as palavras dele.
2. O programa dia a dia, com os locais, as atividades e o ritmo de cada dia.
3. Os alojamentos e os transportes, apresentados com o que justifica a sua escolha.
4. O que está incluído e o que não está, sem ambiguidade.
5. O preço, claro e legível, acompanhado das condições.
6. O passo seguinte: como confirmar e quem contactar para ajustar.

Orçamentar com rigor: margem, versões e moedas

O orçamento de uma viagem à medida combina serviços de natureza diferente: alojamentos, transportes, atividades, guias, taxas de serviço da agência. Cada linha deve partir do custo real do fornecedor, ao qual se acrescenta a sua margem. Manter estes dois níveis visíveis, pelo menos internamente, é a condição para saber se um processo é rentável antes de o enviar, e não depois do regresso do cliente.

Três pontos merecem uma atenção especial.

• A margem por linha e a margem global. Um serviço pode suportar uma margem mais baixa se outro a compensar, mas isso deve ser decidido conscientemente, e não descoberto depois.
• As moedas. Quando um recetivo ou um hotel fatura na sua moeda, registe a taxa de câmbio usada no momento do orçamento e preveja a forma de gerir a diferença até ao pagamento.
• As versões. O cliente hesita muitas vezes entre dois níveis de conforto ou dois itinerários. Em vez de substituir o orçamento anterior, crie uma nova versão: mantém o histórico e pode comparar as opções.

No Compass, o orçamento constrói-se com base nestes princípios: orçamentos calculados, margens visíveis para a agência, várias moedas e versões sucessivas associadas ao mesmo processo. Para as questões fiscais ligadas à margem, a regra é simples: fale com o seu contabilista.

Cuidar da apresentação: uma proposta com a marca da agência

Uma mesma oferta não produz o mesmo efeito consoante a forma como é apresentada. Um documento com as cores da agência, com fotografias dos locais, uma divisão clara por dias e informações práticas sobre o destino, inspira confiança. Mostra o trabalho realizado e justifica o preço muito melhor do que uma tabela.

O formato também conta. Um cliente consulta muitas vezes a proposta no telemóvel e reencaminha-a ao cônjuge ou aos companheiros de viagem. Um link para partilhar, legível em todos os ecrãs, circula melhor do que um anexo pesado. Com o Compass, a proposta tem o seu logótipo e as suas cores e pode ser em marca branca: o viajante só vê a sua agência.

Depois do envio: fazer o seguimento e ajustar o orçamento

Enviar a proposta não é o fim do trabalho comercial. O cliente tem perguntas, quer substituir uma etapa ou compara com outra opção. Cada contacto é uma oportunidade de aproximar a viagem das suas expectativas e de mostrar o valor do aconselhamento.

• Agende um seguimento numa data fixa, registado como tarefa, em vez de esperar por uma resposta.
• Proponha uma chamada curta para percorrer a proposta em conjunto: é muitas vezes aí que a decisão é tomada.
• Faça evoluir o orçamento por versões, para que o cliente veja claramente o que mudou.
• Depois de confirmada a viagem, guarde a proposta final na ficha de cliente: vai servir para o próximo projeto.

A assinatura eletrónica e o pagamento online chegarão em breve ao Compass, para que a confirmação aconteça na continuidade da proposta, sem mudar de ferramenta.

Uma proposta que dá vontade de assinar é o resultado de um briefing cuidado, de um orçamento bem controlado e de uma apresentação que valoriza a sua especialização. Para ver como o Compass encadeia programa, orçamento e proposta com a sua marca, marque uma demonstração de 30 minutos: construiremos juntos uma proposta a partir de um dos seus pedidos.