Boréalis Travel Group: x3 nos orçamentos enviados em 6 meses sem contratações

Quatro agências, uma história de cliente que se perdia a cada mudança de consultor e programas sob medida que exigiam dias inteiros de produção. Em seis meses, a Borealis Travel Group triplicou o volume de orçamentos enviados sem contratar uma única pessoa. Veja como o grupo recolocou a informação do viajante e a geração de programas no centro da sua organização, com a Compass by Travelyzer.

O ponto de partida: uma memória de cliente que se evaporava

A Borealis Travel Group reúne quatro agências de viagens que, até então, partilhavam pouca coisa além de uma marca comum. Cada ponto de venda funcionava com os seus próprios hábitos, com ficheiros de clientes dispersos e consultores ligados aos seus processos. O problema revelava-se sobretudo nas transições: saída de um consultor, licença prolongada, transferência de uma agência para outra. De cada vez, o histórico do viajante permanecia na cabeça da pessoa que tinha saído.

Na prática, um cliente fiel há anos podia ver-se a responder às mesmas perguntas de enquadramento que um perfeito desconhecido: preferências de ritmo, gosto pela natureza ou pelo urbano, sensibilidade à gastronomia, orçamento habitual. Essa perda de memória coletiva custava tempo, mas sobretudo credibilidade. Um cliente que tem de explicar tudo de novo tem a impressão de recomeçar do zero com uma agência que, no entanto, deveria conhecê-lo.

A isto somava-se uma produção lenta. Construir um programa sob medida mobilizava um consultor durante horas: pesquisa, estruturação dia a dia, formatação do material entregue. O volume de orçamentos enviados estagnava, não por falta de procura, mas por falta de tempo disponível para transformar os pedidos em propostas concretas.

Três alavancas ativadas ao mesmo tempo nas quatro agências

Em vez de tratar esses temas separadamente, a Borealis optou por implementar a Compass em todo o grupo de uma só vez. Três blocos foram colocados em funcionamento de forma coordenada:

1. O CRM de viajantes: uma base de clientes centralizada e partilhada entre as quatro agências, enriquecida por um teste de preferências por swipe de cartas. Realizado na loja em tablet ou à distância através de um link pessoal e de um QR code válido por 30 dias, esse teste agrega as respostas num perfil em radar com dimensões concretas: cultura, natureza, urbano, gastronomia, descanso, aventura.
2. A geração de programas por IA: a partir de um briefing (destino, datas, viajantes, orçamento, interesses), a IA produz em cerca de trinta segundos um primeiro esboço estruturado, com dias, etapas, atividades com horários e locais. O consultor parte dessa base para refinar e mantém o controlo do início ao fim.
3. O Studio white-label: logótipo, paleta, tipografia e nome de domínio com as cores da Borealis. Os clientes do grupo nunca viram o nome Travelyzer; os programas entregues em A4 ostentam a marca da agência.

A articulação dos três é o que faz a diferença. O perfil em radar resultante do teste de preferências alimenta o briefing transmitido à IA, que produz um programa já orientado para aquilo que o viajante gosta. O consultor deixa de decidir a partir de uma página em branco: corrige e personaliza um ponto de partida pertinente.

O que mudou no dia a dia dos consultores

O primeiro efeito visível incidiu sobre o tempo de produção. Onde um programa sob medida mobilizava boa parte de um dia, o primeiro esboço gerado pela IA reduziu o esforço a um trabalho de refinamento. A Borealis mediu cerca de seis horas ganhas por programa sob medida, redirecionadas para o aconselhamento e o acompanhamento do cliente em vez da formatação.

O segundo efeito incidiu sobre a continuidade da relação. A mudança de consultor, que era uma zona de risco, tornou-se um não acontecimento para o cliente. A memória deixou de viver numa caixa de e-mail individual e passou a residir numa base partilhada entre as quatro agências.

Os resultados ao fim de seis meses

Em seis meses, o grupo triplicou o número de orçamentos enviados, e isso sem qualquer contratação. O ganho de tempo na produção traduziu-se diretamente em capacidade comercial: os consultores, libertos da formatação, puderam responder a mais pedidos e dar seguimento a mais oportunidades.

• x3 no volume de orçamentos enviados em seis meses, com o mesmo número de colaboradores.
• +22% na taxa de conversão de orçamentos em vendas, impulsionada por propostas melhor direcionadas às preferências reais dos viajantes.
• -6h por programa sob medida, com o primeiro esboço a ser gerado e depois refinado em vez de construído do zero.
• Retoma de um processo de cliente em 2 minutos graças ao CRM centralizado e ao perfil em radar partilhado.

O aumento da conversão merece uma leitura atenta. Enviar mais orçamentos não serve de nada se a qualidade baixar. Ora, o movimento foi inverso: apoiando-se nas preferências agregadas do viajante, os consultores propuseram programas mais certeiros logo no primeiro envio, o que reduziu as idas e vindas e aumentou a taxa de fecho.

O que a Borealis retira desta abordagem

O caso da Borealis ilustra uma lógica simples: o valor não vem de uma ferramenta isolada, mas do seu encadeamento. Uma base de clientes partilhada só faz sentido se alimentar a produção; uma geração por IA rápida só tem valor se partir de um conhecimento real do viajante; e o conjunto só tem alcance comercial se for veiculado sob a marca da agência, sem interferência visível.

Para um grupo de várias agências, o efeito de rede é ainda mais claro: unificar a informação do viajante numa plataforma white-label comum é transformar quatro memórias frágeis numa única memória duradoura, acessível a todos os consultores. A Borealis fez essa escolha e traduziu-a em volume, em conversão e em tempo ganho, sem mexer no seu número de colaboradores.