Boréalis Travel Group: x3 en presupuestos enviados en 6 meses sin contratar

Cuatro agencias, una historia de cliente que se perdía con cada cambio de asesor y programas a medida que requerían jornadas enteras de producción. En seis meses, Borealis Travel Group triplicó el volumen de presupuestos enviados sin contratar a una sola persona. Así es como el grupo volvió a situar la información del viajero y la generación de programas en el centro de su organización, con Compass by Travelyzer.

El punto de partida: una memoria del cliente que se evaporaba

Borealis Travel Group reúne a cuatro agencias de viajes que, hasta entonces, compartían poco más que una marca común. Cada punto de venta funcionaba con sus propias costumbres, sus ficheros de clientes dispersos y sus asesores apegados a sus expedientes. El problema se hacía evidente sobre todo en las transiciones: la salida de un asesor, una baja prolongada, el traslado de una agencia a otra. En cada ocasión, el historial del viajero se quedaba en la cabeza de la persona que se marchaba.

En concreto, un cliente fiel desde hacía años podía verse haciendo de nuevo las mismas preguntas de encuadre que un completo desconocido: preferencias de ritmo, gusto por la naturaleza o lo urbano, sensibilidad por la gastronomía, presupuesto habitual. Esta pérdida de memoria colectiva costaba tiempo, pero sobre todo credibilidad. Un cliente que tiene que volver a explicarlo todo tiene la sensación de empezar de cero con una agencia que, sin embargo, se supone que lo conoce.

A esto se sumaba una producción lenta. Construir un programa a medida ocupaba a un asesor durante horas: búsqueda, estructuración día a día, maquetación del entregable. El volumen de presupuestos enviados se estancaba, no por falta de demanda, sino por falta de tiempo disponible para transformar las solicitudes en propuestas concretas.

Tres palancas activadas a la vez en las cuatro agencias

En lugar de abordar estos temas por separado, Borealis optó por desplegar Compass en todo el grupo de un solo movimiento. Tres componentes se implementaron de forma coordinada:

1. El CRM de viajeros: una base de clientes centralizada y compartida entre las cuatro agencias, enriquecida con un test de preferencias mediante el deslizamiento de tarjetas. Realizado en la tienda con tablet o a distancia mediante un enlace personal y un código QR válido durante 30 días, este test agrega las respuestas en un perfil radar sobre dimensiones concretas: cultura, naturaleza, urbano, gastronomía, descanso, aventura.
2. La generación con IA de programas: a partir de un brief (destino, fechas, viajeros, presupuesto, intereses), la IA produce en unos treinta segundos un primer borrador estructurado, con días, etapas, actividades con horario y lugares. El asesor parte de esta base para afinar y mantiene el control de principio a fin.
3. El Studio white-label: logotipo, paleta, tipografía y nombre de dominio con los colores de Borealis. Los clientes del grupo nunca vieron el nombre Travelyzer; los programas entregados en A4 llevan la marca de la agencia.

La articulación de los tres es lo que marca la diferencia. El perfil radar resultante del test de preferencias alimenta el brief que se transmite a la IA, que produce un programa ya orientado hacia lo que le gusta al viajero. El asesor ya no decide a partir de una página en blanco: corrige y personaliza un punto de partida pertinente.

Lo que cambió en el día a día de los asesores

El primer efecto visible se notó en el tiempo de producción. Donde un programa a medida ocupaba buena parte de una jornada, el primer borrador generado por la IA redujo el esfuerzo a un trabajo de afinado. Borealis midió unas seis horas ganadas por programa a medida, redirigidas hacia el asesoramiento y el seguimiento del cliente en lugar de hacia la maquetación.

El segundo efecto se notó en la continuidad de la relación. El cambio de asesor, que era una zona de riesgo, se convirtió en un no evento para el cliente. La memoria ya no vive en un buzón de correo individual, sino en una base compartida entre las cuatro agencias.

Los resultados después de seis meses

En seis meses, el grupo triplicó el número de presupuestos enviados, y todo ello sin ninguna contratación. El ahorro de tiempo en la producción se tradujo directamente en capacidad comercial: los asesores, liberados de la maquetación, pudieron responder a más solicitudes y retomar más oportunidades.

• x3 en el volumen de presupuestos enviados en seis meses, con la misma plantilla.
• +22% en la tasa de conversión de presupuestos en ventas, impulsada por propuestas mejor orientadas a las preferencias reales de los viajeros.
• -6h por programa a medida, ya que el primer borrador se genera y luego se afina en lugar de construirse desde cero.
• Retomar el expediente de un cliente en 2 minutos gracias al CRM centralizado y al perfil radar compartido.

El aumento de la conversión merece una lectura atenta. Enviar más presupuestos no sirve de nada si la calidad baja. Sin embargo, el movimiento fue el contrario: apoyándose en las preferencias agregadas del viajero, los asesores propusieron programas más acertados desde el primer envío, lo que redujo las idas y vueltas y aumentó la tasa de firma.

Lo que Borealis saca en claro de esta iniciativa

El caso Borealis ilustra una lógica sencilla: el valor no proviene de una herramienta aislada, sino de su encadenamiento. Una base de clientes compartida solo tiene sentido si alimenta la producción; una generación con IA rápida solo aporta valor si parte de un conocimiento real del viajero; y todo ello solo tiene alcance comercial si se presenta bajo la marca de la agencia, sin interferencias visibles.

Para un grupo de varias agencias, el efecto de red es aún más claro: unificar la información del viajero bajo una plataforma white-label común es transformar cuatro memorias frágiles en una única memoria duradera, accesible para todos los asesores. Borealis tomó esa decisión y la tradujo en volumen, en conversión y en tiempo ganado, sin tocar su plantilla.