Software für Reisebüros: 8 Kriterien für die richtige Wahl

Die Wahl einer Software für Reisebüros bindet das Team für lange Zeit: Es ist das Tool, in dem Ihre Reiseberater ihre Tage verbringen und in dem Ihre Kundenprofile, Angebote und Reisevorschläge liegen. Eine Fehlentscheidung bezahlt man mit doppelten Eingaben, verstreuten Dateien und Beratern, die das Tool umgehen, sobald es eilig wird. Statt einer Liste von Funktionen zum Abhaken finden Sie hier acht konkrete Kriterien – jeweils mit der Frage, die Sie stellen sollten, und wie Sie die Antwort während einer Demo überprüfen.

Bevor Sie Reisebürosoftware vergleichen: Gehen Sie von Ihrer Art zu verkaufen aus

Eine Reisebürosoftware ist kein Universalprodukt. Ein Reisebüro, das vor allem Individualreisen verkauft und für jeden Kunden ein eigenes Programm erstellt, hat andere Anforderungen als ein Betrieb, der fertig geschnürte Pauschalreisen weiterverkauft. Bevor Sie sich Bildschirme ansehen, beschreiben Sie in wenigen Zeilen den typischen Weg einer Anfrage in Ihrem Haus: wie sie hereinkommt, wer sie übernimmt, wie viele Abstimmungsrunden es bis zur Buchung gibt, wer nachfasst und wie der Vorgang nach dem Verkauf weiterläuft.

Dieser Ablauf wird zu Ihrem Bewertungsraster. Bitten Sie in jeder Demo darum, Ihren Fall zu sehen, nicht das Idealszenario des Anbieters. Ein gutes Tool muss Ihre typische Anfrage von Anfang bis Ende abbilden können, ohne dass Sie sich Umwege ausdenken müssen. Notieren Sie auch Ihre aktuellen Ärgernisse: doppelte Eingaben, unauffindbare Informationen, Reisevorschläge, deren Gestaltung viel Zeit kostet. Genau diese sollte das neue Tool als Erstes beseitigen.

Kriterien 1 bis 3: vom Briefing zum Angebot, das Kerngeschäft

Beginnen wir mit dem Alltag eines Reiseberaters: einen Reisewunsch in ein kalkuliertes Angebot verwandeln.

1. Die Erstellung des Reiseprogramms. Wie lange dauert es von einem Briefing (Reiseziel, Reisedaten, Reisende, Budget, Wünsche) bis zu einem präsentablen Reiseverlauf Tag für Tag? Ein modernes Tool sollte einen ersten Entwurf vorschlagen, den der Berater anpasst, statt eines leeren Blatts. Prüfen Sie auch, ob Sie eine einzelne Etappe überarbeiten können, ohne alles neu aufzubauen.
2. Das Rohmaterial. Ein Reiseprogramm lebt von Orten, Aktivitäten, realistischen Zeitangaben und praktischen Informationen zum Reiseziel. Achten Sie darauf, ob das Tool vom ersten Tag an eine nutzbare Ortsbibliothek mitbringt, und vor allem, ob Sie Ihre eigenen Adressen hinzufügen können: Genau sie machen Ihr Reisebüro besonders.
3. Das Tool für Reiseangebote. Das Angebot muss möglichst nah an Ihren Kosten kalkuliert sein, mit einer für das Reisebüro sichtbaren Marge, mehreren Versionen, wenn der Kunde zwischen zwei Optionen schwankt, und mehreren Währungen, wenn Ihre Leistungsträger im Ausland abrechnen.

Bei diesen drei Kriterien ist die entscheidende Frage die Durchgängigkeit. Müssen Reiseprogramm, Kalkulation und Reisevorschlag von einem Tool ins andere übertragen werden, oder greifen sie im selben Vorgang ineinander? Jede erneute Eingabe ist eine Fehlerquelle und ein Zeitverlust, der sich bei jeder Anfrage wiederholt.

Kriterien 4 und 5: ein echtes CRM für Reisebüros und eine Vertriebspipeline

Viele Reisebüros verwalten ihre Kunden noch zwischen Postfach, Tabelle und dem Gedächtnis der Berater. Fällt ein Berater aus, muss der Kunde alles noch einmal erklären. Ein CRM für Reisebüros löst dieses Problem, indem es die Informationen an einem Ort bündelt, für das ganze Team.

Kriterium 4: das Kundenprofil. Es sollte die Historie der Reisen und Reisevorschläge, die Vorlieben des Reisenden und den bisherigen Austausch zusammenführen und für das ganze Reisebüro zugänglich sein. Fragen Sie, wie die Vorlieben erfasst werden: Ein Profil füllt sich besser, wenn der Kunde selbst mitwirkt, zum Beispiel über einen kurzen Präferenztest, den er im Reisebüro oder von zu Hause aus machen kann.

Kriterium 5: die Vertriebssteuerung. Eine Pipeline nach Verkaufsphasen (Anfrage eingegangen, Reisevorschlag versendet, in Abstimmung, gebucht) zeigt auf einen Blick, wo jeder Vorgang steht. Prüfen Sie, ob es Aufgaben, Erinnerungen und eine Tagesansicht gibt, die dem Berater morgens sagt, womit er anfangen soll. Ohne all das bleiben Reisevorschläge schlicht deshalb ohne Ergebnis, weil niemand nachgefasst hat.

Kriterium 6: ein Reisevorschlag unter der Marke Ihres Reisebüros

Der Reisevorschlag ist oft das Erste, was der Kunde von Ihrer Arbeit sieht. Er sollte Ihr Logo und Ihre Farben tragen, sich auf dem Smartphone gut lesen lassen und per einfachem Link teilbar sein. Fragen Sie den Anbieter nach White-Label: Erscheint der Name der Software in den Dokumenten, die der Reisende erhält? Für ein Reisebüro muss die eigene Marke im Vordergrund stehen.

Achten Sie auch auf die redaktionelle Qualität des Dokuments: Fotos, Gliederung nach Tagen, praktische Informationen, Lesbarkeit des Preises. Eine Individualreise verkauft sich ebenso über die Klarheit ihrer Präsentation wie über ihren Preis, und der Kunde leitet den Reisevorschlag oft an seine Mitreisenden weiter.

Kriterien 7 und 8: Leistungsträger, mehrere Reisebüros und Sprachen

Kriterium 7: die Zusammenarbeit mit Leistungsträgern. Leistungen und Preise Ihrer Incoming-Agenturen, Hotels und Guides sollten an einem festen Ort abgelegt sein, nicht nur in E-Mail-Anhängen. Ein gutes Tool bietet Leistungsträgerprofile, einen Import Ihrer bestehenden Preise und eine Möglichkeit, Verfügbarkeitsanfragen zu versenden, ohne den Umweg über verstreute Korrespondenz.

Kriterium 8: die Organisation Ihres Unternehmens. Wenn Sie mehrere Reisebüros oder Marken haben, prüfen Sie, ob sie in einem Konto nebeneinander bestehen können, mit einer globalen Suche, die einen Kunden, einen Vorgang oder einen Leistungsträger findet, wo auch immer er angelegt ist. Wenn Ihr Team oder Ihre Kunden nicht alle dieselbe Sprache sprechen, achten Sie auf die verfügbaren Sprachen der Oberfläche und die Möglichkeit, ein Reiseprogramm zu übersetzen.

So organisieren Sie die Auswahl Ihrer Reisebürosoftware

Sind die Kriterien festgelegt, zählt das Vorgehen ebenso viel wie das Raster. Diese Reihenfolge empfehlen wir.

1. Beschreiben Sie Ihren typischen Anfrageablauf und Ihre aktuellen Ärgernisse und beziehen Sie mindestens einen Berater ein, der täglich verkauft.
2. Treffen Sie eine kleine Vorauswahl und bitten Sie jeden Anbieter um eine Demo anhand Ihres realen Falls.
3. Bewerten Sie jedes Kriterium nach Ihrer Nutzung, nicht nach der Länge der Funktionsliste.
4. Lassen Sie das Tool von den Personen testen, die es nutzen werden, und zwar an einer echten Anfrage.
5. Klären Sie die Übernahme Ihrer bestehenden Daten (Kunden, Leistungsträger, Adressen) und die Begleitung beim Start.

Eine Software hat nur dann Wert, wenn sie auch genutzt wird. Das beste Kriterium bleibt daher das einfachste: Haben Ihre Berater Lust, sie morgens zu öffnen, und sparen sie schon bei den ersten Anfragen Zeit?

Compass wurde rund um diese Kriterien entwickelt: KI-generiertes Reiseprogramm aus einem Briefing, Ortsbibliothek, Reisenden-CRM, Angebote mit Margen und Versionen, Reisevorschlag unter Ihrer Marke, Pipeline und Nachfassen, Leistungsträger, mehrere Reisebüros in einem Konto. Am einfachsten überzeugen Sie sich an Ihrem eigenen Fall: Buchen Sie eine 30-minütige Demo, bringen Sie eine aktuelle Anfrage mit, und wir bearbeiten sie gemeinsam per Video-Call.