Boréalis Travel Group: dreifache Angebotszahl in 6 Monaten ohne Neueinstellung

Vier Agenturen, eine Kundengeschichte, die bei jedem Beraterwechsel verloren ging, und maßgeschneiderte Reiseprogramme, deren Erstellung ganze Arbeitstage in Anspruch nahm. Innerhalb von sechs Monaten hat die Borealis Travel Group das Volumen der versendeten Angebote verdreifacht, ohne eine einzige Person einzustellen. So hat die Gruppe mit Compass by Travelyzer die Reiseinformationen und die Programmerstellung wieder in den Mittelpunkt ihrer Organisation gerückt.

Der Ausgangspunkt: ein Kundengedächtnis, das sich in Luft auflöste

Die Borealis Travel Group vereint vier Reiseagenturen, die bis dahin über eine gemeinsame Marke hinaus wenig miteinander teilten. Jeder Standort arbeitete mit seinen eigenen Gewohnheiten, verstreuten Kundendateien und Beratern, die an ihren Vorgängen hingen. Das Problem zeigte sich vor allem in den Übergängen: Abgang eines Beraters, längerer Urlaub, Wechsel von einer Agentur zur anderen. Jedes Mal blieb die Historie des Reisenden im Kopf der Person, die das Unternehmen verließ.

Konkret konnte einem seit Jahren treuen Kunden die gleichen einleitenden Fragen gestellt werden wie einem völlig Unbekannten: Vorlieben beim Reisetempo, Neigung zu Natur oder Stadt, Gespür für Gastronomie, übliches Budget. Dieser Verlust des kollektiven Gedächtnisses kostete Zeit, vor allem aber Glaubwürdigkeit. Ein Kunde, der alles erneut erklären muss, hat das Gefühl, bei einer Agentur, die ihn eigentlich kennen sollte, wieder bei null anzufangen.

Hinzu kam eine langsame Produktion. Die Erstellung eines maßgeschneiderten Programms band einen Berater über Stunden: Recherche, tageweise Strukturierung, Aufbereitung des Endprodukts. Das Volumen der versendeten Angebote stagnierte – nicht aus Mangel an Nachfrage, sondern aus Mangel an verfügbarer Zeit, um Anfragen in konkrete Vorschläge umzuwandeln.

Drei Hebel, die gleichzeitig in allen vier Agenturen aktiviert wurden

Anstatt diese Themen einzeln anzugehen, entschied sich Borealis, Compass in einem einzigen Schritt in der gesamten Gruppe einzuführen. Drei Bausteine wurden koordiniert umgesetzt:

1. Das Reisenden-CRM: eine zentralisierte, von allen vier Agenturen gemeinsam genutzte Kundendatenbank, angereichert durch einen Präferenztest per Karten-Swipe. Dieser Test wird im Geschäft am Tablet oder aus der Ferne über einen persönlichen Link und einen 30 Tage gültigen QR-Code durchgeführt und aggregiert die Antworten zu einem Radar-Profil mit konkreten Dimensionen: Kultur, Natur, Stadt, Gastronomie, Entspannung, Abenteuer.
2. Die KI-gestützte Programmerstellung: Ausgehend von einem Briefing (Reiseziel, Termine, Reisende, Budget, Interessensgebiete) erstellt die KI in rund dreißig Sekunden einen strukturierten ersten Entwurf mit Tagen, Etappen, mit Uhrzeiten versehenen Aktivitäten und Orten. Der Berater nutzt diese Grundlage zur Verfeinerung und behält von Anfang bis Ende die Kontrolle.
3. Das White-Label-Studio: Logo, Farbpalette, Typografie und Domainname in den Farben von Borealis. Die Kunden der Gruppe haben den Namen Travelyzer nie gesehen; die im A4-Format gelieferten Programme tragen das Branding der Agentur.

Das Zusammenspiel der drei Elemente macht den Unterschied. Das aus dem Präferenztest gewonnene Radar-Profil fließt in das an die KI übergebene Briefing ein, die daraufhin ein Programm erstellt, das bereits auf die Vorlieben des Reisenden ausgerichtet ist. Der Berater entscheidet nicht mehr von einem leeren Blatt aus: Er korrigiert und personalisiert einen relevanten Ausgangspunkt.

Was sich im Alltag der Berater verändert hat

Der erste sichtbare Effekt betraf die Produktionszeit. Wo ein maßgeschneidertes Programm zuvor einen guten Teil eines Arbeitstages band, reduzierte der von der KI erstellte erste Entwurf den Aufwand auf reines Verfeinern. Borealis hat etwa sechs eingesparte Stunden pro maßgeschneidertem Programm gemessen, die in Beratung und Kundenbetreuung statt in die Aufbereitung umgelenkt wurden.

Der zweite Effekt betraf die Kontinuität der Beziehung. Der Beraterwechsel, der zuvor eine Risikozone war, wurde für den Kunden zu einem Nicht-Ereignis. Das Gedächtnis lebt nicht mehr in einem einzelnen Postfach, sondern in einer von allen vier Agenturen gemeinsam genutzten Datenbank.

Die Ergebnisse nach sechs Monaten

Innerhalb von sechs Monaten hat die Gruppe die Zahl der versendeten Angebote verdreifacht – und das ganz ohne Neueinstellungen. Der Zeitgewinn bei der Produktion schlug sich unmittelbar in der Vertriebskapazität nieder: Die von der Aufbereitung befreiten Berater konnten auf mehr Anfragen reagieren und mehr Leads nachverfolgen.

• x3 beim Volumen der versendeten Angebote in sechs Monaten, bei gleichbleibender Mitarbeiterzahl.
• +22% Konversionsrate von Angeboten in Verkäufe, getragen durch Vorschläge, die besser auf die tatsächlichen Vorlieben der Reisenden zugeschnitten sind.
• -6h pro maßgeschneidertem Programm, da der erste Entwurf generiert und anschließend verfeinert statt von Grund auf erstellt wird.
• Übernahme eines Kundenvorgangs in 2 Minuten dank des zentralisierten CRM und des gemeinsam genutzten Radar-Profils.

Der Anstieg der Konversionsrate verdient eine aufmerksame Betrachtung. Mehr Angebote zu versenden bringt nichts, wenn die Qualität sinkt. Hier war die Entwicklung jedoch umgekehrt: Indem sich die Berater auf die aggregierten Präferenzen des Reisenden stützten, schlugen sie schon beim ersten Versand treffsicherere Programme vor, was die Abstimmungsschleifen reduzierte und die Abschlussquote erhöhte.

Was Borealis aus diesem Vorgehen mitnimmt

Der Fall Borealis veranschaulicht eine einfache Logik: Der Mehrwert entsteht nicht aus einem isolierten Werkzeug, sondern aus deren Verkettung. Eine gemeinsam genutzte Kundendatenbank ergibt nur dann Sinn, wenn sie die Produktion speist; eine schnelle KI-Generierung hat nur dann einen Wert, wenn sie von einer echten Kenntnis des Reisenden ausgeht; und das Ganze entfaltet seine vertriebliche Wirkung nur, wenn es unter der Marke der Agentur getragen wird, ohne sichtbare Einmischung.

Für eine Gruppe mit mehreren Agenturen ist der Netzwerkeffekt noch deutlicher: Die Reiseinformationen unter einer gemeinsamen White-Label-Plattform zu vereinheitlichen bedeutet, vier fragile Gedächtnisse in ein einziges, dauerhaftes Gedächtnis zu verwandeln, das allen Beratern zugänglich ist. Borealis hat sich für diesen Weg entschieden und ihn in Volumen, Konversion und Zeitgewinn umgesetzt, ohne an seiner Mitarbeiterzahl etwas zu ändern.